Politique de confidentialité
Version au 01.04.2022
1. Introduction
Dans le cadre des services proposés, notre Hôtel est amené à collecter et à traiter des données à caractère personnel vous concernant ou concernant les personnes qui vous accompagnent.
L'objectif principal de cette politique de confidentialité est de regrouper dans un format concis, transparent, compréhensible et aisément accessible l'ensemble des informations concernant les traitements de données mis en œuvre afin de vous permettre de comprendre dans quelles conditions vos données sont traitées.
2. En toute transparence nous collectons vos données
Nous prenons soin de vous informer de chaque traitement que nous mettons en œuvre par des mentions d'information. Aucune collecte n'est effectuée à votre insu et sans que vous en soyez informés.
3. Pour quelles finalités collectons-nous vos données ?
Lorsque nous sommes amenés à traiter vos données, nous le faisons pour des finalités bien spécifiques. Chaque traitement de données mis en œuvre poursuit une finalité légitime, déterminée et explicite.
De plus nous ne collectons et n'exploitons que des données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
4. Quelles données sont collectées ?
Dans le cadre des services proposés, nous sommes amenés à collecter des informations vous concernant ou concernant les personnes vous accompagnant, notamment :
- Des coordonnées (nom, prénom, n° de téléphone, email) ;
- Des informations personnelles (date de naissance, nationalité) ;
- Des informations sur vos enfants (date de naissance) ;
- Votre n° de carte de crédit, (à des fins de transaction et de réservation) ;
- Des informations figurant sur un titre d'identité (par exemple carte d'identité, passeport ou permis de conduire) ;
- Vos dates d'arrivée et de départ ;
- Vos questions/commentaires, durant ou suite à un séjour dans l'un de nos établissements ;
Cas particulier des personnes de moins de 16 ans
La collecte d'informations est limitée à leurs seuls nom, nationalité et date de naissance, qui ne peuvent nous être fournis que par un adulte. Nous attirons votre attention sur le fait de vous assurer que vos enfants ne nous transmettent aucune donnée personnelle sans votre autorisation (notamment via Internet). Dans l'hypothèse où une telle transmission aurait lieu, vous pouvez contacter le Service en charge de la Protection des Données Personnelles (voir l'article « Vos droits » ci-dessous) afin que ces informations soient supprimées.
5. Les bases juridiques et les finalités de nos traitements de données
| Finalité | Base juridique |
|---|---|
| Gestion de réservation et suivi des dossiers clients | Nécessaires à l'exécution d'un contrat ou à l'exécution des mesures précontractuelles prises à la demande des clients |
| Tenue de la comptabilité de la société | Répondre à des obligations légales et réglementaires incombant à la société |
| Gestion des prospects et contacts | Intérêt légitime |
| Gestion de l'abonnement à la lettre d'information | Intérêt légitime |
6. Les destinataires de vos données
Sont destinataires de vos données chacun pour ce qui les concerne :
- Les Services internes qui permettent l'exécution et le suivi du contrat : la Réception, le Restaurant, le Service gouvernance, le Service Comptabilité ;
- La Direction et le Service Marketing qui permettent la gestion de la relation client,
- Le Service Juridique en cas de litige ;
- Les prestataires de services de la société ;
- Les autorités ou juridictions compétentes.
Seules les personnes qui ont à avoir connaissance de vos données sont destinataires de ces dernières.
7. Les transferts de vos données
Dans le cadre des outils informatiques que notre société utilise, notre société peut être amenée à transférer les données personnelles collectées en dehors de l'Union européenne.
Ces données sont transférées aux services habilités de nos prestataires de services à des fins principalement d'externalisation, de maintenance, d'assistance, d'administration, d'hébergement et pour répondre aux demandes des autorités légalement habilitées à en connaître. Parce que la sécurité de vos données personnelles est notre priorité et celle de nos sous-traitants, le transfert opéré est encadré par les dispositions de l'article 46 du RGPD garantissant une sécurisation de ce dernier.
8. Nous conservons vos données mais pour quelle durée ?
Nous ne conservons vos données que pendant la durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles vos données sont traitées.
Pour plus de clarté nous avons repris ci-après pour chacune des finalités les durées de conservation :
| Finalité | Durée de conservation |
|---|---|
| Gestion des contacts et prospects | 3 ans à compter du dernier contact |
| Facturation et comptabilité | 10 ans |
| Gestion des clients | 5 ans à compter de la fin du contrat |
| Gestion de l'abonnement à la lettre d'information | Tant que la personne concernée ne se désinscrit pas |
9. La sécurité des données personnelles
Parce que nous accordons une très grande importance à votre confiance et à votre sécurité lors de votre séjour dans nos établissements, nous faisons de même en ce qui concerne vos données personnelles. Nous avons ainsi mis en place des mesures techniques et organisationnelles en vue d'assurer l'intégrité, la confidentialité la protection de vos données contre toute intrusion malveillante, toute perte, altération ou divulgation à des tiers non autorisés.
Néanmoins nous vous recommandons la plus grande vigilance car la sécurité et la confidentialité reposent avant tout sur les bonnes pratiques en la matière.
10. La sous-traitance
Dans l'hypothèse où nous sous-traiterions le traitement de vos données personnelles, nous ne communiquerons ces dernières qu'à des sous-traitants de confiance qui ont justifié d'un engagement et de garantie sur leur capacité à répondre aux exigences de sécurité et de confidentialité en conformité avec la règlementation sur la protection des données personnelles.
11. Cookies
Les cookies font l'objet d'une Politique cookies.
12. Vos droits
Notre société est soucieuse de vous garantir une collecte et un traitement de vos données personnelles respectueux de la législation en vigueur.
12.1 Droit d'accès à vos données collectées
Nous vous informons du traitement ou de l'absence de traitement de vos données personnelles. Et lorsqu'un traitement est réalisé vous disposez du droit de demander une copie de vos données et des informations concernant :
- La ou les finalités du traitement ;
- Les catégories de données personnelles concernées ;
- Les destinataires ou catégories de destinataires ;
- La réalisation d'un transfert de vos données personnelles ;
- La durée de conservation des données personnelles envisagée ou, lorsque ce n'est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
- L'existence du droit de demander au responsable du traitement la rectification ou l'effacement de vos données personnelles, du droit de demander une limitation du traitement de vos données personnelles, du droit de vous opposer à ce traitement ;
- Le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle ;
- Dans le cas d'une collecte non réalisée en direct par le Responsable de traitement, les informations relatives à la source des données ;
- L'existence d'une prise de décision automatisée (1) en ce compris le profilage (2), et dans ce cas précis, des informations relatives à la logique sous-jacente, ainsi que l'importance et les conséquences prévues de ce traitement pour les personnes concernées.
(1) Il s'agit d'une décision prise à l'égard d'une personne, par le biais d'algorithmes appliqués à ses données personnelles, sans qu'aucun être humain n'intervienne dans le processus
(2) Un traitement de profilage a pour objet d'évaluer une personne et de prédire ses réactions et ses préférences
12.2 Droit à la rectification de vos données
Vous avez la possibilité de nous demander de rectifier, compléter vos données personnelles dans le cas par exemple où elles sont erronées, périmées ou incomplètes.
12.3 Droit à l'effacement de vos données
Vous pouvez nous demander l'effacement de vos données personnelles dans les cas suivants :
- Utilisation de vos données à des fins de prospection ;
- Vos données ne sont pas ou plus nécessaires au regard du ou des es objectif(s) pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées ;
- Vous souhaitez retirer votre consentement à l'utilisation de vos données ;
- Vos données font l'objet d'un traitement illicite (par exemple, publication de données piratées) ;
- Vos données ont été collectées lorsque vous étiez mineur dans le cadre de la société de l'information (blog, forum, réseau social, site web…) ;
- La suppression de vos données doit intervenir pour respecter une obligation légale ;
- Suite à votre opposition au traitement de vos données et l'absence de motif légitime ou impérieux du responsable de traitement de ne pas donner suite à votre demande.
12.4 Droit à la limitation des traitements de vos données
Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans les cas par exemple où vous contestez l'exactitude des données utilisées par nos soins ou que vous vous opposez au traitement de vos données.
12.5 Droit d'opposition au traitement de vos données
Vous pouvez vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données personnelles dont la base juridique est l'intérêt légitime poursuivi par le responsable du traitement.
En cas d'exercice de votre droit d'opposition, vos données personnelles ne seront plus traitées dans le cadre du traitement concerné sauf en cas de motif légitime et impérieux pour maintenir ce traitement ou de justifier que vos données sont nécessaires pour constater, exercer ou défendre de droits en justice
12.6 Droit à la portabilité de vos données
Il vous offre la possibilité de récupérer une partie de vos données dans un format lisible par une machine., Mais attention toutes les données de tous les traitements ne sont pas portables et ce droit ne concerne que les traitements automatisés à l'exclusion des traitements manuels ou papiers.
Ce droit est limité aux traitements dont la base juridique est votre consentement ou l'exécution des mesures précontractuelles ou d'un contrat.
Ce droit n'inclut ni les données dérivées, calculées ou inférées à partir des informations que vous avez fournies à notre société.
12.7 Votre droit de retirer votre consentement
En ce qui concerne les traitements de données basés sur votre consentement, vous pouvez retirer ce dernier à n'importe quel moment. Les traitements concernés seront arrêtés sans que les opérations antérieures pour lesquelles vous aviez consenti ne soient remises en cause.
12.8 Droit d'introduire un recours
Lorsque vous estimez que vos droits relatifs à vos données personnelles n'ont pas été respectés vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Cnil.
12.9 Comment exercer vos droits ?
Tous les droits énumérés ci-avant peuvent être exercés à l'adresse électronique suivante gwf.cil@westfinances.com ou par courrier postal à l'adresse suivante, WESTFINANCES - CIL 30 rue de l'Europe 44240 La Chapelle-sur-Erdre, en justifiant de votre identité.
13. Modification du présent document
La présente politique de confidentialité pourra faire l'objet de mise à jour. Ainsi, nous vous invitons à la consulter régulièrement sur notre site internet.